Comment être (beaucoup) plus efficace dans vos tâches administratives ?

Comment être (beaucoup) plus efficace dans vos tâches administratives ?

Tirez profits de la méthode "POMODORO" !

Salut les thérapeutes libéraux !

Aujourd'hui, voyons ensemble un peu de méthodologie pour vous aider à gagner du temps dans votre activité libérale !
Avant d'avoir un expert comptable, une personne pour gérer mes courriers et m'aider dans mes facturations et attestations (ce qui au final n'a duré que 7 mois avant que je ne change mon fusil d'épaule), j'étais comment dire... Un parfait procrastinateur ! Je remettais les choses au lendemain et ainsi de suite jusqu'à ce que quelqu'un veuille bien me remonter les bretelles et alors là... C'était la panique !

Ce n'est pas que la part que j'avais à faire soit insurmontable non, seulement que je "n'avais pas le temps" selon la formule consacrée et que cela me prenait justement BEAUCOUP DE TEMPS !!!

Vous savez ce que c'est, vous êtes sur votre ordinateur, vous vous mettez "au travail" mais vous faites quand même un tour par votre boîte mail. Après tout, c'est aussi ça le travail, lire et répondre à des mails. Laissez-moi en douter... Mais bon, admettons.
Puis vous allez vous remettre sur ce compte rendu ou ces attestations en attente et vous allez recevoir une notification ! Super c'est un ami dont je n'ai pas de nouvelles depuis longtemps et en plus il a mis des photos ! Ça ne prendra que quelques secondes et ça fera une petite pause avant de s'y mettre pour de bon !
Au final cela fait bien dix minutes que vous êtes sur ce réseau social !
Puis il faut à nouveau se concentrer sur la tâche de départ, c'était quoi déjà, ah oui ! Les facturations ! Alors il faut à nouveau parcourir ce que vous aviez déjà traité en mémoire de travail il y a plusieurs minutes.
Puis un appel. Super c'est pour un nouveau patient qui a pris rendez-vous ! Vous avez bien fait de répondre !

Tout ça pour dire que vous aurez toujours une bonne excuse, une chose à faire qui fait que si on compte bien, cela fait une demi heure que vous êtes sur une tâche qui n'a pas avancée !

C'est là qu'intervient la méthode que je mets en place depuis plus d'un an déjà et qui se nomme la "méthode Pomodoro". En quoi ça consiste au juste ?

C'est extrêmement simple et tout aussi efficace :
C'est une technique de gestion du temps développée par Francesco Cirillo et se base sur l'usage d'un minuteur permettant de respecter des périodes de 25 minutes appelées pomodori (source : wikipedia).
Il s'agit de se donner un certain nombre de tâches à réaliser en un temps plutôt court.
Pour ma part, selon les tâches à accomplir je me donne des pomodori de 20 à 45 minutes (utilisez un réveil ou minuteur de cuisine cela fera très bien l'affaire !). Puis vous vous accordez soit une pause pour refaire un pomodori, soit vos tâches sont terminées et vous pouvez vaquer à d'autres occupations.

Là où la méthode est optimisée, c'est lorsque vous la faites en structurant vos tâches, en les hiérarchisant, en les planifiant ! Vous verrez que c'est votre esprit qui sera clarifié !
De même, pour tirer le meilleur profit de cette méthode, je vous recommande plus que tout de couper internet sur votre ordinateur ou au minimum les notifications afin que votre élan et concentration restent au maximum tout le long de l'accomplissement de votre travail administratif. De même, coupez le téléphone !!! Si votre section de travail est de moins de 30 minutes, vous pourrez rappeler n'importe qui dans un délai plus qu'honorable !

Mettez cela en pratique dès à présent et vous allez vite vous rendre compte que cela vous aide sur de nombreux aspects : Efficacité, rapidité, méthodologie, ...

Jérémie pour
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